IP MAP

KRISTANTA RIYADI, MT - CIO
Kualitas Data dan Informasi
Hasil Survey Pra-Desain
Menggunakan IP Map-EVAMECAL

I. pendahuluan

Data dan Informasi berperan penting bagi suatu organisasi untuk mencapai keuntungan yang maksimal. Data dan Informasi yang salah akan menyebabkan kerugian bagi organisasi. Sebaliknya , Data dan Informasi yang benar merupakan salah satu faktor untuk memperoleh keuntungan bagi suatu organisasi. Oleh karena itu, kualitas Data dan Informasi sangat diperlukan bagi suatu organisasi.

Untuk memperoleh Data dan Informasi yang berkualitas , maka diperlukan manajemen untuk proses pengolahan data dan informasi. Pengolahan data dan informasi memerlukan perencanaan dan perancangan yang matang agar dapat menunjang kegiatan-kegiatan operasional dan proses pengambilan keputusan suatu organisasi.

Studi kasus kualitas data dan informasi bertujuan untuk menunjukkan cara kerja menghasilkan data dan informasi yang berkualitas menggunakan Value Chain, IP-Map, CALDEA dan EVAMECAL.

Metode yang digunakan dalam studi kasus ini adalah :

1. Mempelajari Struktur Organisasi

2. Membuat Value Chain Organisasi

3. Melakukan IP-Map terhadap kegiatan yang membutuhkan data dan Informasi

4. Analisa maturity level data dan informasi suatu kegiatan menggunakan CALDEA

5. Perbaikan Kualitas Data dan Informasi dengan EVAMECAL

Dengan studi kasus ini diharapkan adanya perbaikan kualitas data dan informasi di suatu PT diharapkan menjadi acuan bagi organisasi-organisai lain untuk memperoleh kualitas dan informasi yang maksimal

II. teori dasar

Teori-teori yang digunakan dalam studi kasus ini adalah :
Rantai Nilai atau Value Chain
Information Product map – IP Map
CALDEA
EVAMECAL
II.1.model rantai nilai porter

Suatu Organisasi dapat digambarkan sebagai suatu rangkaian aktifitas. Porter (1985) menggambarkan aktifitas suatu organisasi untuk memperoleh suatu margin sebagai suatu kegiatan yang berurutan seperti rangkaian rantai sehingga disebut Porter’s value chain1) atau rantai nilai. Aktivitas suatu organisasi terdiri dari dua komponen:

- Aktivitas utama

Adalah aktifitas yang menghasilkan produk untuk pelanggan akhir.

- Aktivitas pendukung

Aktifitas yang mendukung kegiatan-kegiatan utama.

Gambar 2.1 Porter Value Chain
II.2.pemetaan produk informasi

Informasi adalah suatu aset atau produk bagi organisasi yang sangat penting dikarenakan informasi yang benar dapat menjadikan suatu organisasi memperoleh margin. Sebaliknya, jika informasi yang diperoleh suatu organisasi adalah informasi yang salah, maka hal tersebut dapat merugikan suatu organisasi baik secara langsung maupun tidak langsung.

Produk Informasi didefinisikan sebagai :” a collection of data element that meets the specified reuirements of data consumer”2)

Agar informasi dapat menjadi suatu aset atau produk yang baik, maka suatu organisasi harus mempunyai prinsip :
Memahami kebutuhan terhadap informasi
Mengelola informasi sebagai produk dari suatu proses produksi yang didefinisikan dengan baik.
Mengelola informasi sebagai produk dengan siklus hidup.
Menugaskanlah seoranr manajer produk informasi untuk mengelola produk informasi.

Untuk menyajikan pembuatan produk informasi secara sistematis dan proses-proses yang terkait, maka digunakan Information Product – Maps atau biasa disingkat IP-Maps.

Pembuatan IP-Map adalah mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :
Memilih Produk Informasi yang akan dipetakan
Identifikasi kolektor data, pemelihara data, dan konsumen data.
Menggambarkan aliran data
Identifikasi peran-peran fungsional
II.3.manajemen kualitas data dan informasi

Suatu Enterprise sangat membutuhkan data dan informasi yang berkualitas dalam melaksanan kegiatan-kegiatannya. Karena informasi merupakan hasil pemrosesan data-data, dan data-data merupakan hasil pencarian, pengumpulan obyek yang dibutuhkan, maka untuk menjaga Data and Information Quality (DIQ) diperlukan suatu Information Management Process (IMP).

Salah satu cara untuk mengukur maturity kualitas data dan informasi suatu enterprise adalah menggunakan CALDEA dan EVAMECAL3).

- CALDEA = CALlidad DE Almacenes de datos

CALDEA adalah model dari suatu proses manajemen data dan informasi

- EVAMECAL = EVAluación y MEjora de la gestión de la CALalidad de los datos

Adalah suatu metodologi yang berisi mekanisme untuk melakukan assessment dan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan IMP untuk perbaikan yang merujuk kepada CALDEA.
II.3.A. caldea

CALDEA mendefinisikan level kematangan/maturity manajemen kualitas informasi untuk IMP yang terdiri dari 5 level, yaitu :
Initial level

Merupakan level permulaan jika tidak ada usaha untuk mencapai informasi yang berkualitas.
Definition level

Level ini tercapai jika IMP sudah didefinisikan dan direncanakan. Untuk mencapai level ini KPA (key process areas) yang harus dipenuhi adalah :

● Information quality management team management (IQMTM)

● IMP project management (IPM)

● User requirement management (URM)

● Data sources and data targets management (DSTM).

Gambar 2.2 Proses DSTM , Source : EVAMECAL Curso ( 2007 )

● Database or data warehouse acquistion, development or maintenance project management (AIMPM)

● Information quality management in IMP components (DIQM)

Gambar 2.3 Proses DIQM , Source : EVAMECAL Curso ( 2007 )
Integration level

IMP harus memenuhi persyaratan, standar dan kebijakan kualitas informasi suatu organisasi dan sudah tercapainya definition level. KPA yang harus dipenuhi adalah :

● Information products and IMP components validation and verivication (VV)

● Risk and poor information quality impact management (RM)

● Information quality standardization management (IQSM)

Gambar 2.4 Proses IQSM , Source : EVAMECAL Curso ( 2007 )

IQSM melakukan standarisa DIQ dan kebijakan organisasi

● Organizational information quality policies management (OIQPM)

Gambar 2.5 Proses OIQPM , Source : EVAMECAL Curso ( 2007 )

Untuk menentukan desain kebijakan organisasi
Quantitative management level

IMP berada di level ini jika sudah mencapai integration level dan measurement plan dan measuring procedure sudah bersifat otomasi. KPA yang terdiri dari :

● IMP measurement management (MM) untuk menentukan ukuran atau metrik

Gambar 2.6 Proses MM , Source : EVAMECAL Curso ( 2007 )

● IMP measurement plan automation management (AMP)
Optimizing level

IMP berada di level ini jika hasil yang tercapai digunakan untuk mengembangkan continuous improvement dengan cara menghilangkan kesalahan/cacat atau dengan cara perbaikan. KPA yang harus dipenuhi :

● Causal analysis for defects prevention management (CADPM)

Gambar 2.7 Proses CADPM , Source : EVAMECAL Curso ( 2007 )

● Innovation and organizational development management (IODM)

Dari paparan di atas, maka dapat disimpulkan level maturity dari kualitas data dan informasi sebagai berikut :

Gambar 2.7 Maturity Level Kualitas Data dan Informasi, Source : Idea group ( 2007 )
II.3.B. evamecal

Definisi dari EVAMECAL merupakan gabungan dari PDCA Deming dengan metodologi assessment data perbaikan kualitas data dan informasi Ballou and Tayi (1999) dan terdiri dari 4 phase yaitu :

1. EVAMECAL PLAN

2. EVAMECAL DO

3. EVAMECAL CHECK

4. EVAMECAL ACTION

Gambar 2.9 Blok Diagram Tahapan EVAMECAL, EVAMECAL Curso ( 2007 )

II.2.1 EVAMECAL-PLAN (EMC-P)

EMP-P.1. Penilaian kondisi saat ini terhadap data dan kualitas informasi IMP. Tahapan ini terbagi dalam dua langkah, yaitu :
EMC-P.1.1. Penilaian data dan tingkat kematangan manajemen kualitas dari IMP dengan menggunakan seperangkat kuesioner.
EMP-P.1.2. Penghitungan nilai kualitas informasi (IQV = information quality values) untuk komponen IMP dengan mengukur dimensi kualitas informasi.

EMP-P.2. Mendefinisikan Tujuan perbaikan

II.2.2. EVAMECAL-DO (EMC-D)

EMP-D.1. Analisia penyebab potensial dan rencana perbaikan. Tahapan ini Terbagi dalam dua langkah, yaitu :
EMC-D.1.1. Analisa dan pemahaman permasalahan untuk memeriksa komponen yang dapat menimbulkan masalah dengan menggunakan beberapa uji.
EMP-D.1.2. Analisa untuk menemukan penyebab masalah yang sebenarnya.
EMC-D.1.3. Rencana perbaikan dengan tujuan yang jelas.

EMP-D.2. Pelaksanaan rencana perbaikan .

II.2.3. EVAMECAL-CHECK (EMC-C)

EMP-C.1. Memeriksa efisiensi rencana perbaikan. Untuk validasi secara empiris dari rencana untuk sukses melalui serangkaian uji yang dilakukan. Mengukur ulang tingkat kematangan dan memeriksa apakah tujuan kualitas informasi telah tercapai.

II.2.4. EVAMECAL-ACT (EMC-A)

EMP-A.1. Memperoleh kesimpulan. Kesimpulan diperoleh dengan membandingkan kondisi sesudah perbaikan dengan permasalahan dan kondisi awalnya. Kesimpulan ini bisa dijadikan dasar untuk menghindari permasalah di masa depan dan menjadi suatu pemecahan untuk masalah yang sama.

EMP-A.2. Standarisasi yang telah dipelajari untuk menghindari permasalahan masa datang.

Knowledge yang diperoleh berdasarkan pengalaman harus di standardisasikan oleh Team standardisasi untuk menghindari masalah yang sama dan memperoleh hasil yang lebih baik.

III. analisa kualitas data dan informasi

Sudi kasus kualitas data dan informasi dilakukan di

III.1.B. rantai nilai organisasi

Berdasarkan pembagian divisi dan juga kegiatan-kegiatan yang yang dilakukan, maka dilakukan pembuatan Rantai Nilai. Rantai nilai tersebut adalah sebagai berikut

III.2. manajemen proyek

Salah satu kegiatan untuk menghasilkan keuntungan adalah kegiatan pengerjaan proyek-proyek dimana setiap proyek mempunyai struktur organisasi proyek sendiri-sendiri. Secara Umum, alur kegiatan manajemen proyek dapat dilihat pada gambar 3.3 Kegiatan Manajemen Proyek.
III.2.A. kegiatan utama manajemen proyek

Kegiatan utama dalam manajemen proyek secara ringkas digambarkan dalanRantai Nilai manajemen Proyek yang terdiri dari :

1. Planning yang meliputi : survei, desain, persiapan proyek

2. Pelaksanaan proyek yang meliputi purchasing, manufacturing, delivery dan test commisioning

3. Services yang meliputi garansi dan service level agreement

III.3.analisa produk informasi
III.3.A. pemetaan produk informasi survey

Berdasarkan pengamatan dan pengalaman survei dan merujuk kepada standar QA dan juga hasil Design Review Meeting dari berbagai proyek, maka alur survei sbb:

Gambar 3.4 Kegiatan Survei

Dari gambar 3.4 , maka hasil survei ditetapkan sebagai Information Product, kemudian dipetakan ke dalam IP-Maps. Kegiatan survei dimulai setelah ada Kontrak dengan Project owner. Data-data yang berada di dalam kontrak digunakan sebagai data awal (RD) dari sumber data (DS). Data-data yang harus ada di dalam kontrak adalah : Data Lokasi, Catu Daya, Data Pra-Desain Sistem.

Berdasarkan data-data tersebut, maka dilakukan survei untuk melengkapi data-data awal yang dilakukan secara manual. Setelah setelah survei, maka data dimasukkan ke dalam database dan kemudian diadakan Design Review Meeting. Jika Data hasil survei diterima, maka akan dilanjutkan dengan desain. Jika data tidak diterima, maka perlu re-survei

Gambar 3.5 IP-Maps
III.3.B. manajer produk informasi

Bagian dalam struktur organisasi yang sangat tergantung pada data dari hasil survei adalah desainer dari xxxmaupun mitranya dari Project Owner. Desainer berada di departemen Sales Engineering, maka tugas dan wewenang sebagai information product manager adalah di Bagian Sales Engineering. xxx dapat menunjuk staf pada bagian Sales Engineering untuk menjadi information product manager.
III.4. analisa kualitas data dan informasi
III.4.A. analisa menggunakan caldea

Dengan adanya QA, kontrak dan Design Review Meeting, maka maturity level CALDEA untuk level 1- initial level- sudah terpenuhi.

LEVEL 2 : KUESIONER
NO PERTANYAAN xxx SCORE

a.(IQMTM)Apakah sudah ada tim Manajemen Kualitas Informasi? Ya 100

b. (IQMTM)Apakah dalam IQMT ini sudah digunakan standard, teknik, dan tool tertentu? Ya 100

c. (IQMTM)Apakah tugas IQMT telah memenuhi kebutuhan organisasi? Ya 100

d.(IPM )Apakah dalam pelaksanaan proyek Information Management Process (IMP) telah menggunakan manajemen proyek? Ya 100

e.(IPM)Apakah dalam manajemen proyek tersebut digunakan standard, teknik, dan tool tertentu untuk mendesain IMP? Ya 100

f. (IPM_Apakah tugas dari proyek IMP ini telah memenuhi kebutuhan organisasi? Ya 100

g. (URM)Apakah User Requirement telah dikelola secara patut? Ya 100

h. (URM)Apakah telah digunakan standard, teknik, dan tool dalam pendefinisian dan dokumentasi user requirement tersebut? Ya 100

i. (URM)Apakah pengelolaan user requirement tersebut sudah sesuai dengan kebutuhan perusahaan?
Ya 100

j. (DSTM)Apakah data sumber dan data produk telah dikelola secara patut? Ya 100

k. (DSTM)Apakah telah digunakan standard, teknik, dan tool dalam pengelolaan data sumber dan data akhir tersebut? Ya 100

l. (DSTM)Apakah pengelolaan data sumber dan data akhir tersebut telah memenuhi kebutuhan organisasi? Ya 100

m. (AIMPM)Apakah pernah diadakan proyek untuk pengadaan, pengembangan, dan pemeliharaan database atau datawarehouse? Tidak 0

n. (AIMPM)Apakah telah digunakan standard, teknik, dan tool dalam pengadaan, pengembangan, dan pemeliharaan database atau data warehouse tersebut? Tidak 0

o. (AIMPM)Apakah pengelolaan proyek pengadaan, pengembangan, dan pemeliharaan database atau data warehouse tersebut telah memenuhi kebutuhan perusahaan? Tidak 0

p. (DIQM)Apakah kualitas data dan informasi dari tiap-tiap elemen dalam IMP telah dikelola secara patut? Tidak 0

q. (DIQM)Apakah IQV untuk informasi dan data tersebut pernah dihitung? Tidak 0

r. (DIQM)Apakah pengelolaan IQV ini telah memenuhi kebutuhan organisasi? Tidak 0

Dikarenakan level 2 – definition level terdapat ukuran yang Tidak memuaskan (not satisfied), maka kuesioner tidak dilanjutkan ke level 3 , level 4 dan level 5.

III.4.B. analisa menggunakan evamecal

EMC-P 1.2 Menghitung Maturity Level IQV

Penghitungan IQV menggunakan rumus-rumus berikut :

IQMTM : CD = 10% , ML-IQV = 100

IPM CD =25%, ML-IQV = 100

URM CD = 15%, ML-IQV = 100

DSTM CD = 25%, ML-IQV = 100

AIMPM CD = 25%, ML-IQV = 0

DIQM CD = 10%, ML-IQV = 0

Maka maturity level dari kualitas data dan Informasi hasil survei adalah :

ML-IQV = (100 * 0,1) + (100 *0,25) + ( 100*0,15) + ( 100 * 0,25) + 0 + 0

ML-IQV = 10 + 25 + 15 + 25

ML-IQV = 75

EMC P.2 Mendefinisikan tujuan perbaikan

Berdasarkan hasil penghitungan di atas, dapat diketahui kondisi kualitas informasi enterprise saat dan ini kekurangannya, sehingga dapat disusun suatu rencana perbaikan. Kondisi data hasil survei saat ini untuk IQMTM, IPM dan URM, DSTM sudah dalam kondisi memuaskan sehingga tidak perlu perbaikan. Kondisi yang perlu diperbaiki adalah :

1. Database or data warehouse acquistion, development or maintenance project management (AIMPM) yang tidak memuaskan.Data yang dilakukan saat ini untuk entry ke formulir elektronik belum mempunyai aplikasi yang khusus untuk hasil survei. Sehingga data tersebut sulit untuk segera digunakan oleh desainer.

2. Information quality management in IMP components (DIQM) yang tidak memuaskan. Dikarenakan AIMPM tidak memuaskan, maka kualitas data dan informasi dari tiap-tiap elemen dalam IMP belum dikelola secara patut, IQV untuk informasi dan data tersebut belum pernah dihitung dan pengelolaan IQV ini tidak memenuhi kebutuhan organisasi

Berdasarkan kondisi tersebut, disusun rencana perbaikan yang bertujuan :

1. Perlu pengadaan, pengembangan dan pemeliharaan aplikasi khusus data hasil survei

2. Melakukan penilaian kualitas informasi

EMP-D.1. Analisa penyebab potensial dan rencana perbaikan.

Jika sistem perbaikan ini diterapkan, maka data hasil survei dapat segera digunakan untuk proses berikutnya. Masalah akan timbul akibat implementasi ini, yaitu untuk produk yang berbeda maka data tidak dapat segera dipergunakan. Agar data segera dapat digunakan, maka perlu kustomisasi aplikasi sesuai dengan produknya..

EMP-D.2. Pelaksanaan rencana perbaikan.

Rencana perbaikan diusulkan dalam periode 2 bulan mengingat kondisi yang ada.

1. 1 bulan pertama proses pengadaan aplikasi

2. 1 implementasi dan feedback

EMP-C.1. Memeriksa efisiensi rencana perbaikan.

EMP-A.1. Memperoleh kesimpulan. Kesimpulan diperoleh dengan membandingkan kondisi sesudah perbaikan dengan permasalahan dan kondisi awalnya. Kesimpulan ini bisa dijadikan dasar untuk menghindari permasalah di masa depan dan menjadi suatu pemecahan untuk masalah yang sama.

EMP-A.2. Standarisasi hasil untuk menghindari permasalahan masa datang. usulan
IV. USULAN

Dengan studi kasus di xxxx ini, maka diusulkan beberapa hal penting yang berkenaan dengan perbaikan kualitas data dan informasi yaitu

1. Pengadaan Aplikasi untuk pelaporan hasil survei

2. Integrasi Aplikasi hasil survei dengan Aplikasi untuk desain

3. Untuk meningkatkan maturity level , maka aplikasi didesain agar dapat memenuhi maturity level: integration level, quantitaive management level hingga optimizing level

4. Pelaporan hasil survei sebaiknya dilakukan untuk satu lokasi, sehingga bisa segera dilakukan desain dan DRM dengan Project Owner

5. Perlu dilakukan analisa kualitas data dan informasi dari semua proses bisnis sehingga perusahaan siap untuk bertransformasi menjadi E-commmerce
V. KESIMPULAN

Dari studi kasus ini, maka dapat ditarik kesimupulan sebagai berikut :

1. Rantai Nilai diperlukan untuk melihat kegiatan-kegitan yang kritis di suatu perusahaan

2. Information Product Map menjadi penting untuk mengetahui peta atau alur informasi dari suatu produk informasi

3. CALDEA sangat membantu untuk mengetahui tingkat kematangan suatu kualitas data dan informasi

4. EVAMECAL sangat membantu untuk membuat perbaikan kualitas suatu data dan informasi

daftar pustaka

1. Efraim Turban, Dorothy Leidner, Ephram McLean, James Wetherbe.,Information Technology for Management 6th Edition. Wiley Plus, 2007.

2. Yang W. Ling, Leo L. Pipino, James D. Funk, Richard Y. Wang., Journey to Data Quality. MIT Press, 2006.

3. Ismael Caballero, M Piattini, Evaluacion y Mejora de Proceso de Gestion de datos y de Informacion ( version 2.0). Calidad y Medición de Sistemas de Información Grupo Alarcos, Universidad de Castilla La Mancha, August 2007,

4. Ismael Caballero, M Piattini , Assessment and Improvement of Data and Information Quality, Idea Group, 2007

5. Corporate Statement 2007-2009. YYYY, 2007

Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License