Maybellline

Kristanta Riyadi
[[/==]]
Minicase 1

E-Commerce Support Field Employees at Maybelline

Question for Minicase 1
IVR System are still popular. What advantages do they have over even older system in which the reps mailed or faxed reports?
Summarize the advantages of the new system over the IVR one.
Draw the flow of information in the system
The existing technology enables transmission of data any time an employee can access the internet with a wireline. Technically the system can be enhanced so that the data can be sent wirelessly from any location as soon as they entered. Would you recommend a wireless system to Maybelline? Why or why not?
Identify all information systems applications in this case and classify them per the textt’s classification.

Jawaban Minicase 1
Keuntungan IVR (Interactive Voice Response) dibandingkan surat-menyurat maupun faksmil:

No
Item
IVR
Surat-menyurat
Faksimil

1. Kecepatan Informasi
Lebih cepat melaporkan kondisi produk di lapangan dan kondisi para pesaing tiap hari
Lambat
Cepat

2. Format laporan
Hardcopy
Hardcopy
Hardcopy

3. Biaya*
Murah
Murah
Mahal

4. Infrastruktur**
Mudah
Mudah
Sulit

5. Kegiatan Operasional
Memudahkan kegiatan pelaporan tiap hari dengan format yang sudah ditentukan
Lambat dalam pelaporan
Memudahkan kegiatan pelaporan tiap hari dengan format yang sudah ditentukan

6. Kegiatan Managerial/ tactical activities or decision
Lebih cepat dalam pengambilan keputusan / decision making berdasarkan laporan yang sudah diterima tiap hari.
Lambat dalam pengambilan keputusan
Cepat dalam pengambilan keputusan

7. Kegiatan Strategis
Cepat merespon dengan :

· Strategic response maupun

· Initiator of change, Lambat merespons kondisi di lapangan
Cepat Merespon

  • Biaya telepon di amerika adalah flat, dimana biaya per bulan adalah tetap dan tidak tergantung kepada lama percakapan dan jumlah pemakaian

** Telepon Umum lebih mudah diperoleh daripada Faksimil umum

Keuntungan sistem baru MSP (Merchandising Sales Portfolio) dibandingkan IVR

No
Item
MSP
IVR

1. Kecepatan Informasi
Sangat Cepat,mempunyai kemampuan Real time
Cepat, per hari

2. Format laporan
Softcopy by software, format fleksibel termasuk untuk kasus khusus
Hardcopy, format sudah ditentukan

3. Biaya
Murah
Murah

4. Infrastruktur
Sangat Mudah dan Personal
Mudah, Publik/Perusahaan

5. Kegiatan Operasional
Memudahkan kegiatan pelaporan(bisa real time), dan memudahkan konsultasi (interactive) berdasarkan kondisi lapangan
Memudahkan kegiatan pelaporan tiap hari dengan format yang sudah ditentukan

6. Kegiatan Managerial/ tactical activities or decision
Sangat Cepat dalam pengambilan keputusan setelah melakukan analisa, bahkan analisa di setiap lokasi berdasarkan laporan(bisa real time)
Cepat dalam pengambilan keputusan / decision making berdasarkan laporan tiap hari.

7. Kegiatan Strategis
Memudahkan analisa (bisa real time), sehingga dapat cepat dalam melakukan :

· Strategic response maupun

· Initiator of change

Cepat merespon dengan :

· Strategic response maupun

· Initiator of change

Alur Informasi :

Data dikirimkan oleh Reps (field merchandising representative) ke databasa Microsoft SQL server dari lokasi client/retail store. Kemudian data dikirimkan ke Manager marketing dan dapat juga diakses oleh department lain (EDI). Manager melakukan tugasnya dan mengirimkan informasi ke Reps.
Manager dari Marketing department dapat melakukan :
i. Akses data dari mana saja

ii. Melakukan analisa

iii. Membuat keputusan

iv. Mengatur jadwal para Reps.

v. Mengirim informasi penting ke masing-masing Reps.

Mengganti EDI dengan melakukan tukar menukar informasi dengan departemen lain seperti shipping department, Corporate planner dan decision maker.

Rekomendasi :

Data dapat dikirimkan dengan wireless, karena :

1. Marketing department/Manager dapat mengakses Reps dimana saja, kapan saja. Dengan menggunakan teknologi wireless, kemampuan MSP dapat ditingkatkan menjadi REAL TIME. Dengan kemudahan akses ini maka, laporan dan kesulitan di lapangan dapat ditangani secara langsung.

2. Keuntungan lainnya adalah, semua departement termasuk headquarter dapat mengakses langsung ke Reps.

Aplikasi sistem informasi :

Minicase-1 menceritakan penggunaan IT di Perusahaan Maybelline yang mempunyai aplikasi :

- IVR ( Interactive Voice Response ) : teknologi berbasis suara dan telepon
- MSP ( Merchandising Sales Portfolio ) : teknologi berbasis text dan internet

Klasifikasi IT berdasarkan organizational level :

1. Personal dan Productivity system : MSP dan IVR
2. Transaction Processing System :

Paragraph ke-2 ( dua)

” Information Technology has been used……by means of which they were to enter, every evening, information about their daily activities….For example, the reps noted how each product was displayed, how much stock available, how items were promoted, etc….. »

3. Functional and Management Information System :

Paragraph ke-5 (lima )

“Maybelline replaced the IVR system by equipping its reps with a mobile system,…………… The system enables reps to enter their information by handwriting their reports directly………The new system also enable district managerws to electronically send daily schedules and other important information to each rep.”

4. Enterprise System :

Paragraph ke-6 (enam )

“The system also replaces some of the function of EDI( Electronic data interchange) system, the pride of the 1990s…….”

5. Interorganizational System :

Paragraph ke-1 ( satu )

“Maybelline is a leader……,selling them in more than 70 countries worldwide………”

Klasifikasi berdasarkan tipe support yang disediakan :

1. IVR dan MSP, PDA, bar scanner : Bertujuan untuk mempermudah kegiatan pengumpulan data sehari-hari. Employee yang didukung adalah REPS.

2. Microsoft SQL : Employee yang didukung adalah Office Worker. Tujuannya untuk menyediakan data base bagi perusahaan.

3. Web-based Information, EDI : Employee yang didukung adalah semua karyawan departemen. Bertujuan untuk mempermudah alur informasi data yang akurat.

4. Decision Support : Employee yang didukung adalah Manager, Corporate Planner and Decision Maker, HeadQuarters. Bertujuan untuk melakukan analisa data dan membuat keputusan-keputusan berdasarkan data-data.

[[/==]]

Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License