Organisasi TI

PEMBENTUKAN ORGANISASI TI
Pendahuluan

Haris Kern, melakukan penelitian terhadap 40 perusahaan dari kelompok Fortune 1000 untuk mengungkap bagaimana persoalan reliability, accessability, dan serviceability dalam lingkungan client-server di masing-masing perusahaan tersebut. Penelitian tersebut memberikan hasil bahwa masalah-masalah utama yang dihadapi perusahaan adalah :

  • People : masalah utama adalah struktur organisasi
  • Proses : masalah utama adalah discipline (change control, problem management, dll.)
  • Teknologi : masalah utama adalah arsitektur

Menurut Targowski, perkembangan teknologi yang sangat pesat mengubah desain organisasi.
Organisasi saat ini lebih fleksibel, menyerupai model organik dengan definisi job duty dan tanggung jawab yang tidak begitu jelas. Disamping itu, organisasi lebih banyak menggunakan komunikasi verbal daripada tertulis.

Perkembangan Teknologi Informasi yang sangat pesat menunjukkan bahwa perusahaan yang memanfaatkan TI secara tepat mempunyai keunggulan kompetitif di dalam bisnis dibandingkan pesaingnya. Berdasarkan survey Weill & Ross terhadap 104 perusahaan di Eropa dan Amerika, 34 persen perusahaan yang menggunakan TI mempunyai profit yang lebih tinggi, time to market yang lebih cepat, dan memperoleh nilai tambah dari investasi TI.

Pemilihan Teknologi Informasi yang tepat dengan struktur organisasi yang sesuai kebutuhan perusahaan diyakini akan memberikan dampak positif bagi kegiatan bisnis perusahaan.Dalam rencana pembentukan Departemen Teknologi Informasi ini , metode yang digunakan adalah :
1. Melakukan Assessment Organisasi
2. Menentukan Objectives & Strategi Organisasi TI
3. Menyusun Struktur Organisasi TI

Teori Penunjang
Assement dilakukan dengan dua cara, yaitu menggunakan OCAI dan menggunakan cara pemahaman fundamental lingkungan enterprise Mariane & Ellen. Untuk menentukan objectives dan strategi organisasi TI menggunakan keselarasan antara bisnis dengan TI sehingga diharapkan TI dapat memberikan profit bagi perusahaan.

Sebelum melakukan pembentukan organisasi Teknologi Informasi, maka harus dilakukan dahulu pengenalan lingkungan, posisi perusahaan dan keselarasan bisnis dan TI

I. Pengenalan Lingkungan Enterprise

Lingkungan kompetisi dan bidang industri
Setiap industri mempunyai ritme dan tempo sendiri-sendiri. Meskipun mungkin ada variasi individu atau bahakan unit, perusahaan tetap mempunyai siklus tertentu di keseluruhan lini bisnis.

1. Fundamental bisnis
Untuk mengetahui fundamental bisnis perusahaan, maka kita dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut :

  • Model Bisnis

Model bisnis adalah gambaran singkat dari suatu perusahan tentang cara menghasilkan uang. Menggambarkan tentang barang yang dijual, siapa pembelinya, delivery produk atau layanan, cara mendapat pelanggan dan menjaganya, cara perusahaan ( atau setiap bisnis unit ) mengatur agar pendapatannya lebih besar dari pembelanjaannya.

  • Performansi Perusahaan

Pengetahuan tentang metrik yang menunjukkan performansi bisnis seperti revenue, revenue growth, earning, Return On Asset, kontribusi keuntungan dll. Jika suatu perusahaan mempunyai beberapa bisnis unit, setiap bisnis unit mempunyai key financial performance indikator. Jika suatu perusahaan mempunyai Balance Scorecard, maka akan mudah untuk mengetahui metrik finaksial dan non-finansial.

  • Maksud Strategi Perusahaan

Maksud Strategi perusahaan menunjukkan visi jangka panjang, target perusahaan secara keseluruhan. Jika pernyataannya tidak secara jelas menunjukkan keunggulan kompetitif maka perlu digali lebih dalam. Hal ini penting karena organisasi TI harus selaras dengan maksud strategi perusahaan. Pendekatan untuk mengetahui keunggulan kompetitif menurut Michael Tracy and Fred Wiersma dalam bukunya yang berjudul The Discipline of Market Leader terdiri dari :

  • Operational Excellence
  • Customer Intimacy
  • Product/Service Leadership and Innovation
  • Usaha-usaha strategis perusahaan

Usaha-usaha ini pada umumnya membutuhkan waktu 1-3 tahun secara horisontal berhubungan dengan perubahan fundamental model bisnis dan struktur industri, dengan suplier atau kustomer atau keduanya. Hal ini akan memberikan dampak terhadap organisai TI yang akan dibentuk.

  • Budaya perusahaan

Setiap perusahaan mempunyai budaya sendiri-sendiri. Budaya organisasi ini pada umumnya berasal dari masa lalu. Penerapan Organisasi TI harus memperhatikan budaya perusahaan agar berhasil.

  • Basic Bisnis outlook

Basic bisnis outlook menggambarkan kondisi perusahaan saat ini. Hal ini penting untuk membuat organisasi TI yang sesuai dengan kondisi perusahaan. Survey terhadap 3.000 perusahaan menunjukkan adanya 3 basic bisnis outlook :

1. Fighthing for survival
Karakteristik dari tipe ini adalah pemotongan besar-besaran untuk budget bisnis dan TI, dihapusnya inisiatif TI dan terus-menerus mencari cara untuk mengurangi biaya bisnis dan TI.
2. Maintaining competitiveness
Karakteristik dari tipe ini adalah budget yang relatif datar atau sama dari tahun ke tahun dan komplitnya sistem dan program yang ada, tetapi masih mempunyai perhatian terhadap inisiatif bisnis baru. Ketika kondisi ekonomi membaik, maka perusahaan akan melakukan investasi proyek baru dan besar.
3. Breaking away
Menunjukkan kenaikan yang signifikan untuk bisnis dan TI dan melakukan langkah-langkah agresif terhadap pesaing.

2. Trend yang berdampak terhadap perusahaan

3. Lingkungan ekonomi dan lini bisnis
Iklim investasi berubah dan bergeser, tetapi pada umumnya pasti ada tanda-tanda yang samar-samar.

4. Teknologi
Teknologi selalu berkembang, sehingga perlu diketahui ke arah mana teknologi yang berkembang tersebut. Apakah akan mempengaruhi perusahaan, pekerjaan, dan layanan, dan teknologi apa yang sedang dilihat pesaing atau sedang di test.
5. Kompetisi
Kejutan bisa datang dari kompetitor atau pemain baru. Tetapi biasanya kompetisi datang dari jalur industri dan lingkungan ekonomi yang lama.

6. Enterprise
Dengan diketahui track perusahaan melalui Key Perfomance Indicator, maka akan segera diketahui arahnya sehingga organisasi TI dapat menyediakan arah yang sesuai.

7. Kultur
Perubahan kultur pada umumnya berjalan lambat, tetapi sebaiknya organisasi TI dapat menyesuaikan diri dengan perubahan kultur yang berjalan secara diam-diam.

8. Politik
Harus mengetahui pengaruh key people sehingga organisasi TI dapat menyesuaikan diri dengan agenda perusahaan. Key people tersebut adalah :

1. Stakeholder
Stakeholder pada umumnya berasal dari core business. Stakeholder adalah grup atau individu yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan dan operasi Teknologi Informasi. Stakeholder itu saat ini adalah unit korporasi, bisnis unit, Board of Director, business partner, TI Staff, service provider, pelanggan external, dan agent eksternal. Tanpa manajemen yang tepat, stakeholder dapat melakukan blocking terhadap inisiatif atau menjadi partisipan pasif yang tidak memberikan dukungan terhadap inisiatif sukses.

Hasil segmentasi stakeholder terdiri dari 4 kelompok :

1. Strong opponent
Stakeholder berbahaya dan dapat menggagalkan pencapaian.
2. Strong supporter
Merupakan pendukung utama
3. Weak supporter
Merupakan pendukung, tetapi kekuatannya lemah
4. Weak opponet
Dapat menggagalkan pencapaian, tetapi kekuatannya lemah untuk saat ini.

II. Assessment menggunakan OCAI

Agar penerapan sistem baru ( organisati TI, program change management, transformasi business, business reenggineering) berhasil, maka perlu dipertimbangkan untuk mengembangkan suatu budaya yang diperlukan secara simultan. Dan untuk memahami kekuatan dan potensi perubahan didalam budaya organisasi, kita dapat menggunakan OCAI (Organizational Culture Assessment Instrument).

Manfaat Budaya Organisasi :

  1. Mendiagnosis dan memfasilitasi perubahaan didalam budaya organisasi baik pada tingkat korporat maupun unit kerja/bisnis. Tujuannya adalah pada perubahan budaya yang juga diperlukan meningkatan atau minimal mempertahankan kinerja organisasinya.
  2. Mengidentifikasi budaya anggota organisasi yang seharusnya dipelihara dan dikembangkan agar sesuai dengan tuntutan lingkungan bisnis dimasa kini dan masa depan guna menghadapi tantangan yang akan dihadapi perusahaan.
  3. Meningkatkan efektifan organisasi dan kinerjanya, karena dapat mengidentifikasi dan menginterpretasikan :
    • Budaya yang saat ini dominan diorganisasi
    • Memetakan kesenjangan, antara budaya yang berlaku saat ini dengan budaya yang diharapkan untuk kelangsungan organisasi masa depan.
    • Kekuatan jenis budaya yang mendominasi organisasi perusahaan.
    • Kesesuaian profil budaya yang dibutuhkan dengan profil individual anggota organisasi.
    • Dapat membandingkan organisasi kita dengan beberapa kecenderungan umum suatu korporasi

Penetapan Dimensi Budaya Organisasi :

Biasanya perubahan akan sulit terjadi atau tidak dapat terjadi karena kita kesulitan didalam mengetahui hal-hal apa saja yang menjadikan factor penting untuk dijadikan fokus bahasan, yang akan dilakukan perubahan. Belum adanya perspektif atau persepsi umum yang tersedia bagi anggota organisasi serta tidak adanya elemen atau dimensi kunci yang sudah diidentifikasi dapat membantu dimulainya pembicaraan tentang budaya organisasi.
OCAI sebagai instrument dalam menggambarkan Budaya Organisasi merupakan suatu kerangka yang dikembangkan, bermula dari riset atau penyelidikan yang dilakukan atas indikator utama dari organisasi yang efektif dan didasarkan pada model teoritis yang diberi judul "The competing Values Framework".Pertanyaan kunci yang diajukan dalam penelitian tersebut adalah sbb :

  • Apa kriteria utama untuk menentukan efektif tidaknya suatu organisasi.
  • Apa faktor kunci mendifinisikan keefektifan organisasi
  • Ketika para personilnya menilai suatu organisasi menjadi efektif, indikator apa yang sedang dipikirkan oleh anggota organisasi.

Dari beberapa indikator keefektifan organisasi (dikembangkan oleh John Campbell, dkk) kemudian diolah dengan menggunakan suatu analisis statistik, diketahui adanya 2 dimensi utama yang indikatornya dikelompokkan kedalam 4 kuadran budaya organisasi

  1. Dimensi pertama : Membedakan kriteria keefektifan yang menekankan fleksibilitas, keleluasaan (discretion) dan dinamis, serta suatu kriteria keefektifan organisasi yang menekankan adanya stabilitas, tatanan dan kontrol.
  2. Dimensi kedua : Membedakan kriteria keefektifan suatu organisasi adalah adanya penekanan pada orientasi internal, integrasi dan kesatuan di satu sisi, serta keefektifan organisasi yang menekankan pada orientasi eksternal, diferensiasi (pembedaan) dan persaingan di sisi yang lain.

Dua dimensi ini bersama-sama membentuk 4 kuadran dengan masing-masing menggambarkan suatu perangkat yang berbeda dari indikator keefektifan organisasi. .

  1. Hierarchy : Menekankan pada stabilitas, efisiensi, pengendalian yang baik, kelancaran produksi, output yang konsisten dan standar.
  2. Market : Menekankan pada profitabilitas, hasil akhir, kekuatan pasar, target yang ketat, fokus pada pelanggan, biasanya mempunyai Core values : kompetisi dan produktivitas.
  3. Clan : Menekankan pada kerjasama, keterlibatan pegawai, komitmen kpd pegawai, pemberdayaan pegawai, pengembangan pegawai, consensus. Perusahaan lebih mirip kepanjangan dari sebuah keluarga daripada suatu kesatuan bisnis.
  4. Adhocracy : Menekankan pada adaptibilitas, flexibilitas, kreativitas, penciptaan visi kedepan. Kebanyakan pegawainya terlibat dalam tim-tim ad hoc.

(Sumber tulisan : Corporate Culture, Cammeron, 1990)

III. Keselarasan Bisnis dan Teknolgi

Langkah pertama pembuatan organisasi TI adalah membuat prinsip-prinsip penuntun bisnis yang disetujui. Prinsip ini disebut maxim. Maxim ini menyatakan apa yang paling penting bagi perusahaan. Dari bisnis maxim ini, kita mengembangkan menjadi TI maxim. TI maxim adalah pernyataann yang menunjukkan bagaimana perusahaan mendesain dan menerapkan TI di seluruh perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis dan mendukung bisnis maxim. Bisnis maxim dan TI maxim merupakan jembatan antara strategi bisnis dan strategi TI. Peter Weill dan Marianne menamakan hal ini sebagai management by maxim.

Maxim adalah serangkaian pernyataan singkat yang menunjukkan fokus masa depan bersama dari suatu bisnis dalam istilih bisnis. Maxim melakukan translasi aspek-aspek dalam konteks strategis – strategic intent, strategi bisnis, pernyataan misi, customer value proposition – menjadi bentuk yang mudah dikomunikasikan dan dipahami ke seluruh organisasi.

Perbedaan Maxim dengan strategi adalah strategi menunjukkan bagaimana suatu organisasi bersaing di market yang dipilih, sedangkan maxim menggambarkan pemahaman bersama tentang apa yang dibutuhkan oleh organisasi agar sukses menjalankan strateginya.

Bisnis Maxim dapat dikategorikan menjadi :
1. Fokus Biaya, Operational Excellence

  • Harga produk dan layanan paling murah
  • Miningkatkan economic of scale melalui sharing best practices

2. Value differentiation as perceived by customer, Customer intimacy

  • Memenuhi harapan kualitas dari pelanggan dengan biaya yang masuk akal
  • Membantu pelanggan memilih produk dengan mudah
  • Menyediakan informasi yang dibutuhkan pelanggan dari di setiap service point

3. Flexibility dan agility, Inovasi produk dan layanan

  • Menumbuhkan kemampuan cross-selling
  • Mengembangkan produk dan layanan baru secara cepat
  • Meningkatkan kapasitas manufaktur di mana saja untuk pesanan tertentu

4. Growth, Cara memperluas bisnis

  • Memperluas pasar yang muncuk dan sedang berkembang secara agresif
  • Go internasional sesuai kebutuhan pelanggan yang memperluas jaringan bisnisnya secara hati-hati
  • Target pertumbuhan produk tertentu dan nich emarket

5. Human Resources

  • Kebijakan penempatan personel
    • Mengembangkan lingkungan yang memaksimalkan produktifitas intelektual
    • Memelihara profesional dan teknisi ahli tingkat tinggi
    • Identifikasi dan memfasilitasi perpindahan orang berbakat
  • Orientasi Manajemen, Aspek-aspek tata kelola bisnis dan decision making
    • Memaksimalkan independensi operasi lokal dengan mandat minimum
    • Membuat keputusan manajemen yang dekat dengan jalurnya
    • Mengembangkan kultur manajemen sharinf informasi ( untuk memelihara atau menghasilkan bisnis baru ).
  • Perancangan Jabatan
  • Dalam perkembangan Teori Organisasi, pada awalnya manusia dianggap sebagai mahluk rasional. Tetapi teori tersebut berkembang dan menganggap manusia adalah mahluk psiko-sosial. Pada konsep ini ,tugas dibagi-bagi kepada individu dalam organisasi dan berubah sesuai dengan perubahan anggapan tersebut. Pada awalnya, Job Design sangat matematis/ rasional, tetapi kemudain rancangan jabatan berubah dengan memasukkan unsur perilaku (motivasi).
  • Pembagian pekerjaan pada awalnya didekati dengan Scientific Management (awal abad 20) dengan konsep: membagi pekerjaan hingga "habis" kepada anggota organisasi. Pembagian yang bersifat matematis ini mempunyai akibat negatif, pekerjaan menjadi membosankan muncul gagasan memasukkan unsur-unsur yang menghilangkan kebosanan (&menumbuhkan motivasi)
  • Teori organisasi berkembang dengan Pendekatan Engineering. Desain pekerjaan didasarkan kepada Scientific Management daimana penelitian jabatan melalui Motion & Time Study (Taylor & Gilbreth) dengan tujuan memaksimumkan efisiensi pekerjaan. Sementara Job contentnya sendiri dirancang dengan prinsip-prinsip engineering (Davis, Carter & Hoffman) yaitu : membagi pekerjaan menjadi komponen terkecil, mengurangi kebutuhan skill, membuat pekerjaan bersifat repetitif, mengurangi transportasi internal & handling time, menyediakan kondisi kerja yang sesuai, karyawan lebih spesialis, mengatur produksi pada volume yang stabil, mengikutkan bagian engineering dalam pembagian tugas/jabatan
  • Pada tahun 1950-an: mulai disadari akibat negatif Job Engineering. Thomas Watson memperkenalakan Job Enlargement & Job Rotation untuk mengurangi kebosanan. Job Enlargement yaitu memperluas isi pekerjaan secara horisontal, mengurangi spesialisasi. Sedangkan Job Rotation: memindahkan karyawan pada berbagai jabatan
  • Keberhasilan Job Enlargement, Job Rotation & munculnya teori motivasi (Maslow & Herzberg) melahirkan Job Enrichment. Job Enrichment adalah perkembangan lebih lanjut dari Job Rotation & Job Enlargement. Hal ini didasarkan kepada Teori motivasi Herzberg: untuk memotivasi karyawan, jabatan perlu diperkaya (enriched) sehingga memberi kesempatan untuk: achievement, recognition, responsibility, advancement, growth
  • Job Enrichment belum sempurna & harus digunakan secara selektif karena mempunyai kelemaahan: tidak mempertimbangkan kompleksitas manusia serta situasi yang harus dihadapi. Sehingga muncul pendekatan Job Characteristics. Pendekatan Job Characteristics mempertimbangkan hubungan karakteristik jabatan (job scope) terhadap motivasi. Pendekatan ini dikembangkan oleh Hackman & Oldham yang menunjukkan hubungan erat karakteristik jabatan dengan situasi psikologis pekerja, sehingga bisa menghasilkan performansi kerja tertentu.

IV. Studi kasus : Langkah-langkah pembentukan organisasi

1. Membuat TI maxim untuk menjembatani Strategi Bisnis dan Strategi TI
Karena kondisi perusahaan tidak bagus, yaitu fighting for survival, dimana salah satu karakteristiknya adalah pemotongan anggaran bisnsi dan TI yang besar serta adanya strong opponent, dan budaya yang menginginkan adhocray, maka TI maxim adalah :
  • Koordinasi pembelian menggunakan TI dengan tujuan untuk meminimalisasi cost dan mengurangi overhead
  • Problem Identification , Diagnosis : Problem pengadaan barang dan jasa
  • Kebutuhan barang/jasa yang cepat dan murah
3. Besarnya Dana yang dibutuhkan
Prognosis : Jika tidak melakukan sesuatu dalam pengadaan barang/jasa, maka kemungkinan besar yang terjadi adalah
  • Biaya atau Harga Barang / jasa yang tinggi karena overhead dan kemungkinan Korupsi, Kolusi dan Nepotisme.
4. Policy Formulation
Berdasarkan Pedoman Pelaksanaan dan Pelaporan Barang/Jasa rencana strategis untuk solusi identifikasi permasalahan, tujuan yang ingin dicapai, dan prioritas pemenuhan tujuan adalah Pencegahan KKN dan meningkatkan efisiensi :
  1. Mencegah kemungkinan dan tidak melakukan Korupsi Kolusi dan Nepotisme
  2. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaan barang/jasa.
  3. Menumbuhkan efisiensi
5. Adoption
Pencegahan KKN dan meningkatkan efisiensi
  • Proyek dapat menggunakan proses e-auction yang dikelola oleh bagian TI.
  • Program Operation : Pelaksanaan program dalam jangka waktu tertentu sesuai kebutuhan
  • Evaluation : Berisi tentang rencana evaluasi pelaksanaan apakah sudah mencegah KKN dan meningkatkan efisiensi, serta dampak bisnis yang ditimbulkan.
6. Menyusun struktur organisasi
Struktur organisasi digunakan untuk mendukung Strategi TI, sehingga level tertinggi adalah Manager dan membawahi beberapa staf.

DAFTAR PUSTAKA
1. Harris Kern, Stuart Galup, Guy Nemiro, IT Organization: Building a Worldclass Infrastructure, Wiley, 2001
2. Emma hermasari, Audit Budaya PT PINDAD Divisi Mesin Industri dan Jasa, MBA ITB, 2007,
3. Edgar H.schein, Psikologi Organisasi , LPPM, 1991
4. Marianne Broadbent, Ellen S. Kitzis,The New CIO leader, Gartner Inc, Harvard business school press, 2005
5. Bernard Boar, The Art of Strategic Planning for IT , John Wiley and Sons, 2001

Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License